Zahraniční dodavatel a záloha - co má firma ověřit

Začněte přesným názvem a identifikátorem

Představme si menší firmu z Brna, která objednává materiál od nového zahraničního partnera. Web působí důvěryhodně, obchodník reaguje rychle a zálohová faktura už čeká v e-mailu. Právě teď má smysl porovnat údaje na nabídce, smlouvě a faktuře. Obchodní značka se může lišit od názvu společnosti, která má zboží skutečně dodat.

Vyžádejte si úplný název, sídlo a registrační číslo firmy. Podle těchto údajů vyhledejte záznam v oficiální evidenci země, kde je partner registrován. Nespoléhejte jen na screenshot nebo výpis zaslaný obchodníkem. Podobně pojmenovaných firem může existovat několik a starší dokument nemusí zachycovat současný stav.

U polské firmy rozlište KRS a CEIDG

V Polsku je pro řadu obchodních společností výchozím místem Krajowy Rejestr Sądowy, tedy KRS. Jednotlivé podnikatele naopak hledejte v CEIDG. Základní informace a aktuální elektronický výpis z KRS lze získat bezplatně. Pro hledání pomůže název nebo identifikátor KRS, NIP či REGON.

Podle polského vládního návodu lze v KRS ověřit mimo jiné právní formu a způsob zastupování. U konkrétního záznamu proto porovnejte adresu, stav společnosti a osoby oprávněné jednat. Pokud výpis předepisuje společné jednání dvou osob, podpis jedné z nich si zaslouží další vysvětlení.

Zásilky a kontrolní seznam v prostoru příjmu zboží. Ilustrační obrázek vytvořený pomocí AI.

Platné DIČ nenahrazuje prověření firmy

Obchodní rejstřík, insolvenční evidence a kontrola DPH odpovídají na různé otázky. Rejstřík pomáhá určit, s kým smlouvu uzavíráte. Insolvenční evidence může upozornit na příslušné řízení. Systém VIES slouží k ověření platnosti identifikačního čísla pro DPH pro přeshraniční transakce v EU.

Platný výsledek ve VIES není potvrzením platební schopnosti ani zárukou dodání zboží. Neplatný výsledek zase automaticky neznamená podvod: důvodem může být například chybějící aktivace pro obchodování v rámci EU. Nejasnost je třeba objasnit před dokončením obchodu.

Ověřte i platební pokyny

Existující společnost může být také obětí zneužití svého jména. Náhlou změnu bankovního účtu proto ověřte jiným kanálem, například telefonicky na dříve ověřeném čísle. Kontaktní údaj nepřebírejte pouze z e-mailu, který změnu oznamuje. Stejně postupujte, pokud příjemce platby neodpovídá smluvnímu partnerovi.

Před odesláním zálohy si uložte aktuální výpis, výsledek kontroly DIČ, smlouvu a potvrzení platebních údajů. Zaznamenejte datum ověření. U větší objednávky zvažte také dostupné účetní dokumenty, reference a vhodné smluvní nebo platební zajištění.

Kde hledat registry dalších zemí

Při obchodování s více státy poslouží přehled zahraničních obchodních rejstříků od Parker and Hill jako rozcestník pro další ověřování. Rozsah veřejných údajů se mezi zeměmi liší a některé dokumenty mohou být placené.

Samotný zápis v rejstříku není doporučením ke spolupráci. Je však důležitým podkladem pro rozhodnutí, zda údaje dávají smysl a které otázky potřebujete dořešit ještě před platbou.