První kontakt e-mailem, telefonicky.
Provozní komunikace s třetími stranami týkající se úkolů manažera
Iniciace poptávek a objednávek
Připravovat a kontrolovat nákupy a objednávky
Iniciovat plány na zlepšení kvality a/nebo efektivity v pracovní oblasti FM.
Vypracovávat zprávy v souvislosti s řízením FM.
Seznam úkolů:
Kontrola přístupu
Zajišťování nových a výměna vstupních karet
Kontaktování údržby v případě poruch a změn.
Správa systému; údržba schémat oprávnění, údržba údajů o zařízení a výkresů.
Organizace reakce na mimořádné události
Poradenství a podpora pracovníka pro řešení mimořádných událostí
Aktivní účast při evakuaci budovy
Service Desk zařízení / iCare
Přijetí, čtení, registrace a zpracování oznámení a požadavků v platformě CTP Service Desk - pronajímatel, iCare.
Provádění (provádění) následných opatření v souvislosti s oznámeními a žádostmi
Sledování doby vyřízení a procesů.
Bezpečnost kanceláří
Organizace reakce na mimořádné události
Provádění pravidelných kontrol zaměřených na volně dostupné únikové cesty, funkčnost únikových východů.
Podávání zpráv o kontrolách a následné kroky v návaznosti na ně
Klíče / skříňky
Udržování správy klíčů
Distribuce a objednávání klíčů.
Úklid kanceláří a související služby
Dohled nad externí úklidovou společností, kvalitou a dodržováním pracovních programů.
Iniciace a organizace dalších činností úklidových služeb
Vedení evidence správy odpadů.
Recepce
Záloha recepce
Sledování kvality služeb a personálního obsazení
Správa a údržba postupů, pracovních instrukcí a údajů
Konferenční místnosti a konferenční vybavení
Údržba zasedacích místností - zajištění čistoty tabulí, zajištění kancelářských potřeb,
Projekty
Účast na projektech, jako jsou interní stěhování, jako supervizor a/nebo plánovač.
Interní stěhování
Inventarizace nábytku; počítačového vybavení a inventáře určeného ke stěhování; příprava a plánování stěhovacích činností a stěhovaného personálu; vedení stěhovacího týmu (externího).
Informování dotčených a zajišťování dotčených (interních) stran.
Plánování a řízení činností souvisejících s přeměnou zasedacích místností a/nebo restaurace.
Plánování a řízení činností souvisejících s interními archivy včetně.
Externí skladování
Vedení administrativních záznamů souvisejících s externím skladováním nábytku a inventáře (zásob)
Administrativa
Vedení administrativních záznamů týkajících se plynu, elektřiny a vody.
Vedení administrativních záznamů týkajících se spotřeby automatů na teplé nápoje.
Vedení administrativních záznamů týkajících se bytů/ubytování
Vedení administrativních záznamů týkajících se pronajatých automobilů
Vedení administrativních záznamů týkajících se faktur
Vedení administrativních záznamů týkajících se parkování
Provádění dalších podpůrných administrativních činností pro oddělení.
5 týdnů dovolené, homeoffice, pružná prac. doba, stravenkový paušál
